Ena izmed bolj uporabnih možnosti v novi verziji Excela je pretvorba danega obsega v tabelo. Ta možnost zelo poenostavi marsikaj, ko delamo z velikimi tabelami, predvsem takrat, ko moramo veliko dodajati nove vrstice z novimi podatki. Kar mi je osebno zelo všeč je to, da se vrstice oblikujejo samodejno, hkrati pa mi ni potrebno vsakič znova popravljati vsega, kar je s to tabelo morebiti povezano – na primer grafikoni.

Pokazal vam bom, o čem je govora. Za primer bomo naredili preprosto tabelo, ne bomo nič kaj komplicirali. V celico A1 bom napisal 'St 1', v celico B1 'St 2' in tako nekje do petega ali šestega stolpca. To lahko naredite tudi z zapolnitveno ročico, da bo primer hitreje narejen. Obseg A2:F10 pa bom preprosto zapolnil s podatki. Tabela zdaj zgleda takole:

Nič posebnega. Skratka – malo se poigrajmo s to tabelo. Malenkost jo oblikujmo in v prazno vrstico naredimo skupne vsote stolpcev. Sam bom le odebelil naslovno vrstico in vrstici z vsotami naredil poševno pisavo. Do zdaj je vse v redu in prav. Zdaj pa vrinimo novo vrstico na koncu tabele – seveda je skupna vsota vmes – ter vpišimo podatke v novo vrstico. Kaj dobimo?

Excel nas opozarja, da nekaj ni v redu. To je zelo velika prednost Excela. Zeleni trikotniki v levem kotu celice nam povedo, da se Excel z nečim ne strinja. Malo pozornosti, pa bomo hitro ugotovili, kaj je narobe. Ugotovimo, da v skupnih vsotah ni zajeta nova vrstica, ki smo jo pravkar dodali. Kaj moramo narediti? Popraviti formule v 12-ti vrstici. In tako vsakič znova, ko smo dodali novo vrstico. No, temu se lahko izognete tudi tako, da pustite nekaj praznih vrstic, potem pa dodajate nove prazne vrstice, katere bodo vedno zajete v skupni vsoti.

Naredili bomo še primer z grafom. Na podlagi narejene tabele bomo naredili preprost stolpčni graf.

Tudi do zdaj vse lepo in prav. Zdaj pa spet dodajmo novo vrstico z novimi podatki. Prejšnje napake nisem odpravljal. Tudi če bi jo, ne bi dosegel nobene razlike. Poglejte si spodnjo sliko. Opazite kaj?

Če dobro pogledate, opazite, da je graf ostal isti, kot na zgornji sliki. To pomeni, da v grafu ni zajetih novih podatkov, ki smo jih dodali. Torej nas čaka nekaj ročnega dela.

Kako se lahko v takih primerih izognemo ročnemu delu? Pomembno je vedeti, da nas v večini tabel tako ročno delo čaka vsakič znova, ko smo dodali podatke. Ni prijetno, kajne? Sicer se temu lahko izognemo tako, kot sem že zgoraj omenil – v tabeli imamo vedno kakšno vrstico prazno, ki je zajeta v skupni vsoti.

Lahko pa to naredimo tudi bolj preprosto. Naredimo tabelo še enkrat, na drug Excelov list. Pravzaprav samo kopirajmo obseg A1:F10. Obseg A1:F10 je označen, zato na kartici 'Osnovno' kliknimo gumb oblikuj kot tabelo ter izberimo slog po želji.

Dobili smo sledeč rezultat.

Opazimo, da se je tabela oblikovala tako, da je vsaka vrstica v drugi barvi, kar omogoča lažje branje podatkov. Opazimo tudi, da so se vklopili filtri, prav tako je desno spodaj trikotnik, ki nam omogoča spreminjanje obsega tabele. Tako preprosto je to.

Če želimo na primer dodati vrstico z rezultati, to preprosto naredimo na kartici 'Načrt' pod 'Orodja za tabele'. Če želimo povečati tabelo, preprosto primemo ročico desno spodaj in povlečemo. Tabela se bo samodejno prilagodila, prav tako Se bo popravila vrstica z rezultati.

Poglejmo si še, kako recimo deluje graf. Na podlagi te tabele bomo spet naredil preprost stolpčni graf, prav tako, kot zgoraj.

Kot vidite, ni praktično nič drugače. Zakaj je torej zadeva uporabna? Dodajmo novo vrstico ali dve in vpišimo nekaj podatkov. Kaj dobimo? Poglejte si rezultat na spodnji sliki:

Za razliko od prvega postopka, je zdaj Excel samodejno dodal v graf nove nize. Torej nam grafa ni več potrebno ročno popravljati.

Več o uporabnih Excel-ov funkcijah ter drugih 'trikih' pa se lahko naučite na naših vodenih tečajih, katere vodijo predavatelji z večletnimi izkušnjami. Tečaji so lahko prilagojeni tudi vašim potrebam. Vljudno vabljeni!