Microsoft Office Word - Spajanje dokumentov

Spajanje dokumentov v Microsoft Word 2007

Večkrat se zgodi, da moramo poslati enako besedilo različnim prejemnikom. Pisma se na primer razlikujejo le v imenu, priimku ter naslovu prejemnika. V programu Word imamo enostavno orodje, kako izdelati serijska pisma, ovojnice, nalepke ali elektronska sporočila. Lep primer množičnega pošiljanja vsebinsko enakih pisem so novoletne čestitke podjetij v času praznikov. Takrat podjetja pošljejo tudi več 100 pisem. Da bi vnašali podatke za vsakega prejemnika posebej je neracionalno. Na srečo si lahko pomagamo z Wordom ter si na ta način prihranimo čas.

 

V tokratnem primeru bomo pošiljali izmišljen opomin o plačilu zapadlih obveznosti prejemnikom iz naše baze podatkov. Vsi ti podatki morajo biti zbrani na enem mestu. Podjetja navadno uporabljajo podatkovne baze kot so SQL, Oracle…, kjer so zbrani podatki o posamezniku. Če te baze nimate, si jo lahko naredite sami, kar v Excelu, kot smo jo mi. Vsak tip podatka zapišete v svoj stolpec kot kaže spodnja tabela, Excelov dokument pa shranite. Kasneje bomo spojili dva dokumenta – naš opomin (Wordov dokument) in tabelo prejemnikov (Excelov dokument). Spajanje dokumentov učinkuje tako, da en dokument vsebuje vse podatke, drugi dokument pa se sklicuje na njih.

 

MS_Word_Spajanje_dokumentov_v_MS_Word_1

 

Sicer lahko te podatke vnesete v samem postopku izdelave spajanja, vendar nam je lažje, če so podatki ločeni, saj jih lahko zelo hitro dopolnimo ali popravimo. Poleg tega jih lahko uporabimo tudi kasneje pri kakšnem drugem projektu. Ko smo enkrat izdelali zbirko podatkov, lahko začnemo s spajanjem dokumentov.

 

1. Kot prvi primer izdelajmo serijsko pismo.

 

Ustvarimo nov Wordov dokument in vanj vpišemo poljubno besedilo. Večina tega besedila ostane za vse prejemnike enaka, spreminjajo se samo rumeno označeni podatki (ime in priimek naslovnika, njegov naslov ter pošta in kraj bivanja). Vse te podatke bo Word sam pridobival iz naše baze prejemnikov, ki smo jo ustvarili prej.

 

MS_Word_Spajanje_dokumentov_v_MS_Word_2

 

Prvo bomo določili, za kakšne dokumente gre. V našem primeru gre za pisma, zato bomo kliknili zavihek Pošiljanje in na področju Začni spajanje dokumentov izbrali Začni spajanje dokumentov in kliknili Pisma. Na prvi pogled se ne zgodi nič, vendar naj vas to ne skrbi. Nadaljujemo na istem področju ter kliknemo Izberi prejemnike ter Uporabi obstoječi seznam. Odprlo se bo novo pogovorno okno, ki vas bo spraševalo, kje se nahaja vaš seznam s podatki prejemnikov. Poiščite Excelovo datoteko, ki smo jo ustvarili na začetku in kliknite Odpri.

 

MS_Word_Spajanje_dokumentov_v_MS_Word_3

 

Odpre se zgornje pogovorno okno. Pri tem bodite pozorni, da je obkljukana možnost Prva vrsta vsebuje glave stolpcev in kliknite V redu.

 

Sedaj pa lahko začnemo določati, kam sodi kakšen podatek. Prvo bomo uredili glavo našega opomina – in sicer naslov prejemnika. Pri tem ne bomo uporabljali dejanskih podatkov posameznega naslovnika, ampak se bomo na te podatke sklicevali  nadvse splošno – preko glav stolpcev naše tabele. Za lažje razumevanje se bomo opirali na podatke v drugi vrstici naše tabele (Andrej Mihajlovič, Dunajska 11, 1000 Ljubljana).

 

Premaknemo se v vrstico, kjer smo z rumeno označili IME IN PRIIMEK. Na področju Zapiši in vstavi polja kliknemo Vstavi polje za spajanje. Odpre se nam seznam glav stolpcev naše tabele, mi pa izberemo prvo, torej Ime_in_priimek (Andrej Mihajlovič).

 

MS_Word_Spajanje_dokumentov_v_MS_Word_4

 

V Wordu že lahko opazite prve spremembe besedila, vendar se zaenkrat tu ne bomo ustavljali. Pomaknili se bomo vrstico nižje, izbrali področje Zapiši in vstavi polja, kliknili Vstavi polje za spajanje in izbrali drugo možno, t.j. Kraj_bivanja (Dunajska 11). Ponovno se pomaknemo vrstico nižje in na popolnoma enak način dodamo še poštno številko (na seznamu Poštna_številka) in pošto (na seznamu Pošta). Na tej točki lahko še na mestu rumeno obarvanega naslovnika dodate polje Ime_in_priimek (kot v prvem koraku dodajanja polj).

 

Trenutno besedilo (slika levo), nam ne pove kaj dosti. Zato se premaknemo na področje Predogled rezultatov in kliknemo Predogled rezultatov. Tako se nam odpre dejanski predogled naših pisem (slika desno). Vidimo, da se podatki ujemajo s tistimi iz tabele. Pisma pregledujemo tako, da na področju Predogled rezultatov klikamo puščici v desno ali levo, Word pa nam glede na zaporedje v Excelovi tabeli prikazuje naša dokončana pisma.

 

MS_Word_Spajanje_dokumentov_v_MS_Word_5

 

2. Kot drugi primer izdelajmo serijske pisemske ovojnice

 

Izdelava serijskih pisemskih ovojnic temelji na enakem principu kot izdelava serijskih pisem. Za začetek odpremo nov Wordov dokument. Na področju Začni spajanje dokumentov kliknemo Začni spajanje dokumentov in izberemo Ovojnice. Odpre se nam pogovorno okno, v katerem lahko izbiramo tip ovojnice ter podajanje pri tiskanju. Ko smo zaključili z izbiro, kliknemo V redu.

 

Opazili boste, da je Word obrnil postavitev v ležečo, kar na prvi pogled že spominja na ovojnico. Premaknemo se nekaj vrstic nižje in kliknemo zavihek Osnovno, na področju Odstavek pa izberemo desno poravnavo. Zdaj smo pripravljeni na vnašanje podatkov.

 

Prva vrstica je rezervirana za ime ter priimek. Kot pri ustvarjanju serijskih pisem, prvo kliknemo zavihek Pošiljanje, na področju Začni spajanje dokumentov kliknemo Izberi prejemnike in izberemo Uporabi obstoječ seznam. Na enak način kot pri ustvarjanju serijskih pisem poiščemo našo tabelo s podatki in kliknemo Odpri. Sedaj lahko na že poznan način (na področju Zapiši in vstavi polja kliknemo Vstavi polje za spajanje) dodajamo podatke. V prvo vrstico bomo vstavili Ime_in_priimek (Andrej Mihajlovič), v drugo Kraj_bivanja (Dunajska 11), v tretjo pa Poštna_številka (1000) ter Pošta (Ljubljana). Naše ovojnice so tako pripravljene za tisk.

 

MS_Word_Spajanje_dokumentov_v_MS_Word_6

 

Pisma in ovojnice tiskamo tako, da kliknemo zavihek Pošiljanje ter na področju Končaj izberemo Končaj in spoji ter Tiskanje dokumentov.

 

Spajanje dokumentov lahko pobližje spoznate na naših Word računalniških tečajih.

 

Racunalniski_tecaji_Word_tecaji_gumb